시험기관 전자결재 · KOLAS 품질문서 관리
결재선은 문서 종류가 정하고, 승인은 다음 일로 이어진다
그룹웨어 결재는 "첨부파일을 돌려 보는 것"입니다. 시험기관의 결재는 기록서·성적서·절차서의 서명 칸에 정해진 사람이 서명하고, 승인된 순간 성적서가 발행되거나 개정판이 배포되어야 합니다. NeoLab QMS는 이 두 가지를 한 흐름으로 묶습니다.
실제 화면 — 결재함과 품질문서 트리
| 문서 | 종류 | 결재선 | 상태 |
|---|---|---|---|
| 성적서 R-2026-0142 | 시험성적서 | 시험자 → 기술책임자 | 기술책임자 대기 |
| QP-07 내부심사 절차서 Rev.4 | 절차서 | 작성 → 품질책임자 → 대표 | 병렬 검토 1/2 |
| 기록서 TR-2026-0509 | 시험기록서 | 시험자 → 검토자 | 승인 · 성적서 발행 가능 |
부분반려: 3쪽 표 2 수치 확인 요청승인 시 Rev.3 자동 회수
📁 1. 품질매뉴얼 QM-01 Rev.6
📁 2. 절차서 (24)
📄 QP-01 문서관리 Rev.5
📄 QP-07 내부심사 Rev.4 개정 중
📁 3. 지침서 (31)
📁 4. 서식 (65) · 대장
📁 2. 절차서 (24)
📄 QP-01 문서관리 Rev.5
📄 QP-07 내부심사 Rev.4 개정 중
📁 3. 지침서 (31)
📁 4. 서식 (65) · 대장
화면 구성은 실제와 같고 데이터는 예시입니다.
그룹웨어 결재·파일 서버와 무엇이 다른가
| 항목 | 그룹웨어 + 파일 서버 | NeoLab QMS |
|---|---|---|
| 결재선 | 기안자가 매번 고름 | 문서 종류별 기본결재선 자동 적용(성적서=시험자→기술책임자 등), 겸직·독립성 규칙 검사 |
| 서명 위치 | 결재 상신 화면에만 남음 | 문서 본문의 서명 칸에 인쇄, 성적서 PDF에 서명·검증 QR |
| 승인 결과 | 사람이 다시 발행·배포 작업 | 승인=성적서 발행 가능·개정판 배포·구판 회수 자동 |
| 개정 관리 | 파일명에 v2, v3 | Rev 번호·개정사유·승인자·배포일이 문서에 붙고, 열람은 최신판만 |
| 반려 | 전체 반려 후 재상신 | 병렬결재·부분반려(지적 항목만 돌려보내기) |
| 감사추적 | 로그 조회 요청 | 문서별 감사추적 증명서 출력, 공개 검증 페이지 |
처리 시간, 전과 후
수질 분야 공인시험기관 한 곳의 전환 경험을 바탕으로 정리한 추정치입니다(초시계 실측 아님). 기관마다 다릅니다.
| 작업 | 이전 | 이후 | 무엇이 줄었나 |
|---|---|---|---|
| 성적서 1건 결재·발행 | 반나절 | 10분 | 결재선 선택·출력·서명·스캔 없음 |
| 절차서 1건 개정·배포 | 2~3일 | 반나절 | 구판 회수·배포 대장 수기 작업 없음 |
| 심사 전 개정이력·배포 증빙 | 1일 | 30분 | 문서별 이력 출력 |
결재 흐름
작성→기본결재선 자동 적용→검토(병렬 가능)→승인 또는 부분반려→발행·배포·구판 회수
성적서 결재가 끝나면 발행 전 점검 8항목이 자동으로 돌고, 통과한 건만 발행됩니다. 발행된 성적서는 공개 검증 페이지에서 QR로 확인할 수 있습니다.
관련 ISO/IEC 17025 · KOLAS 조항
| 기능 | 조항·지침 | 프로그램이 하는 일 |
|---|---|---|
| 문서 관리 | 17025 8.3 · KOLAS-G-005 8.3 | 승인 후 발행, 개정 식별, 열람처 최신판, 구판 회수·보존 |
| 기록 관리 | 17025 8.4 · 7.5 | 수정 이력 보존(원값 유지), 보존기간, 접근 통제 |
| 성적서 승인 | 17025 7.8.2 · 7.8.8 | 승인권자 서명, 수정·재발행 식별 |
| 공평성·독립성 | 17025 4.1 · KOLAS-R-001 | 결재선 겸직 검사(시험자=검토자 차단) |
| 정보관리시스템 | 17025 7.11 | 감사추적, 권한, 백업, 유효성확인 기록 |
적용 전 확인표
- 품질매뉴얼·절차서·지침서·서식이 워드/한글 파일로 있다(폴더째 가져오기 가능)
- 문서 종류별로 누가 검토·승인하는지 정해져 있다
- 기술책임자·품질책임자 지정이 되어 있다
- 서명 이미지(도장)가 있거나 만들 수 있다
- 구판 회수 시점을 정할 수 있다(승인 즉시 또는 배포일)
자주 묻는 질문
그룹웨어 전자결재가 이미 있는데 왜 따로 필요한가요?
그룹웨어는 문서를 첨부로 돌리지만, 시험기관 결재는 기록서·성적서·절차서 본문 위에서 검토자·기술책임자·품질책임자의 서명이 정해진 칸에 찍혀야 합니다. NeoLab QMS는 문서 종류마다 기본결재선을 두고, 승인되면 그 결과가 성적서 발행·문서 배포로 바로 이어집니다.
품질매뉴얼을 개정하면 옛 판은 어떻게 되나요?
개정판이 승인되면 이전 판은 자동으로 회수(구판) 상태가 되고 개정이력에 남습니다. 열람 화면에는 최신판만 보이고, 심사 때는 개정이력·승인자·배포일을 문서 단위로 출력합니다.
전자서명의 법적 효력은요?
결재 서명은 사용자 인증·시각·문서 해시가 함께 기록되는 감사추적 방식입니다. 성적서 PDF에는 서명 이미지와 검증 QR이 들어가고, 공개 검증 페이지에서 위·변조 여부를 확인할 수 있습니다. 공인인증서 기반 PAdES 서명은 인증서 구비 시 붙일 수 있습니다.
절차서 폴더 하나면 시작됩니다. 14일 무료체험은 카드 등록 없이 바로 시작됩니다.