System für elektronische Signatur und Genehmigung von Prüfberichten
Trennung von Ersteller und Freigebendem, aktive Signaturen, Audit-Trails, parallele Freigabe und Teilablehnung — ein E-Freigabesystem, das die Freigabeintegrität von Prüfberichten gemäß ISO/IEC 17025 schützt.
Warum die Berichtfreigabe per E-Freigabe verwaltet werden sollte
Ein Prüfbericht wird von der zuständigen Person erstellt und vom technischen Leiter genehmigt, bevor er ausgegeben wird. Läuft diese Genehmigung über eine Papiermappe oder E-Mail, ist schwer nachzuvollziehen, wer wann was genehmigt hat, und ein Verfasser könnte seinen eigenen Bericht heimlich selbst abschließen. ISO/IEC 17025 verlangt Befugnis und Integrität bei der Ergebnisberichterstattung, daher muss der Genehmigungsablauf selbst kontrolliert und aufgezeichnet werden.
Die E-Freigabe von NeoLab QMS erfüllt diese Anforderung, indem sie Freigabelinien-Design, Signaturintegrität und Audit-Trails vereint.
Kernfunktionen
1. Trennung von Ersteller und Genehmiger
Definieren Sie Erstellen-Prüfen-Freigeben-Linien je Dokument- und Berichttyp und verhindern Sie, dass Ersteller ihre eigenen Dokumente freigeben. Eine unabhängige Prüfung ist strukturell gewährleistet.
2. Snapshot der aktiven Unterschrift
Das zum Zeitpunkt der Freigabe gültige Signaturbild wird als Snapshot am Bericht fixiert. Ändert oder löscht der Nutzer die Signatur später, ändert sich die Signatur auf einem bereits ausgestellten Bericht nicht — der Zustand zum Zeitpunkt der Ausstellung bleibt dauerhaft erhalten.
3. Parallele Genehmigung und Teilrückgabe
Unterstützt parallele Freigabe mit mehreren Freigebenden im selben Schritt und Teilablehnung, die nur bestimmte Elemente zurückgibt, ohne das Ganze rückgängig zu machen. Sie bildet den tatsächlichen Freigabeablauf Ihrer Organisation ab.
4. Audit-Trail
Jede Aktion — Einreichung, Genehmigung, Ablehnung, Überarbeitung — wird im Audit-Trail mit wer, wann und was geändert wurde erfasst. Bei Änderungen elektronischer Aufzeichnungen werden Vorher-/Nachher-Werte zusammen bewahrt und erfüllen ISO/IEC 17025 7.5.2 und 7.11.3.
Genehmigungsablauf auf einen Blick
| Schritt | Maßnahme |
|---|---|
| Erstellen | Der Bearbeiter erstellt den Bericht und reicht ihn mit seiner Unterschrift ein |
| Prüfung | Prüfer kontrolliert; bei Bedarf gehen per Teilrückgabe nur bestimmte Punkte zurück |
| Freigabe | Technischer Leiter genehmigt; der Snapshot der aktiven Unterschrift wird fixiert |
| Ausstellen | Nach der Genehmigung wird der Bericht ausgegeben und ins Ausgaberegister eingetragen |
Verknüpft mit Berichten und Dokumentenlenkung
Elektronisch freigegebene Berichte fließen unmittelbar in das Ausstellungsregister von System zur Ausgabe akkreditierter Prüfberichte, während Änderungs- und Ungültigkeitslenkung freigabepflichtiger Dokumente übernimmt ISO-17025-Dokumentenmanagement-Software. Hintergrund und Praxis elektronischer Signaturen finden Sie ausführlicher unter Blogartikel zur Prüfbericht-E-Signatur.
Häufig gestellte Fragen
Können E-Signaturen Papierunterschriften und Stempel ersetzen?
ISO/IEC 17025 fordert Freigabebefugnis und Integrität von Berichten, beschränkt die Signaturmethode aber nicht auf Papier. Eine E-Signatur, die Ersteller und Freigebenden identifiziert und die Änderungshistorie bewahrt, kann Papierunterschriften und Stempel ersetzen.
Warum ist die Trennung von Ersteller und Freigebendem wichtig?
Wenn die Person, die einen Bericht verfasst hat, ihn selbst freigibt, findet keine unabhängige Prüfung statt. NeoLab QMS erzwingt in der Freigabelinie die Trennung von Ersteller, Prüfer und Freigebendem, um die Selbstfreigabe zu blockieren.
Was ist eine aktive Signatur?
Der zum Zeitpunkt der Freigabe gültige Signatur-Snapshot wird am Bericht fixiert. Auch wenn das Signaturbild später geändert oder gelöscht wird, bleibt die Signatur auf einem bereits ausgestellten Bericht unverändert erhalten.
Können mehrere Personen gleichzeitig freigeben oder nur einen Teil ablehnen?
Ja. Parallele Freigabe unterstützt mehrere Freigebende im selben Schritt, und Teilablehnung kann nur bestimmte Elemente zurückgeben. Sehen Sie es in einer 14-tägigen kostenlosen Testphase.