Sistema di firma e approvazione elettronica per i rapporti di prova
Separazione autore-approvatore, firme attive, piste di controllo, approvazione parallela e respingimento parziale — un sistema di approvazione elettronica che protegge l'integrità dell'approvazione dei rapporti di prova come richiede la ISO/IEC 17025.
Perché l'approvazione dei rapporti va gestita con l'approvazione elettronica
Un rapporto di prova è redatto dal responsabile e approvato dal responsabile tecnico prima dell'emissione. Quando questa approvazione passa da una cartella cartacea o dall'email, è difficile risalire a chi ha approvato cosa e quando, e un autore può finalizzare in silenzio il proprio rapporto. La ISO/IEC 17025 richiede autorità e integrità nella comunicazione dei risultati, quindi il flusso di approvazione stesso deve essere controllato e registrato.
L'approvazione elettronica di NeoLab QMS soddisfa questo requisito combinando progettazione del flusso di approvazione, integrità della firma e piste di controllo.
Funzioni principali
1. Separazione tra autore e approvatore
Definisci i flussi redazione-riesame-approvazione per tipo di documento e di rapporto, e impedisci agli autori di approvare i propri documenti. Il riesame indipendente è garantito strutturalmente.
2. Istantanea della firma attiva
L'immagine della firma valida al momento dell'approvazione viene fissata al rapporto come istantanea. Anche se l'utente in seguito modifica o elimina la firma, la firma su un rapporto già emesso non cambia, conservando in modo permanente lo stato al momento dell'emissione.
3. Approvazione parallela e restituzione parziale
Supporta l'approvazione parallela con più approvatori nella stessa fase e il respingimento parziale che restituisce solo voci specifiche senza annullare tutto. Rispecchia il flusso di approvazione reale della tua organizzazione.
4. Pista di controllo
Ogni azione — invio, approvazione, respingimento, revisione — è registrata nella pista di controllo con chi ha modificato cosa e quando. Nelle modifiche alle registrazioni elettroniche i valori prima/dopo sono conservati insieme, soddisfacendo la ISO/IEC 17025 7.5.2 e 7.11.3.
Flusso di approvazione a colpo d'occhio
| Fase | Azione |
|---|---|
| Bozza | L'analista redige il rapporto e lo invia con la propria firma |
| Riesame | Il revisore verifica; la restituzione parziale rimanda indietro solo voci specifiche quando serve |
| Approvato | Il responsabile tecnico approva; l'istantanea della firma attiva viene bloccata |
| Emissione | Dopo l'approvazione il rapporto viene emesso e inserito nel registro delle emissioni |
Collegato con i rapporti e il controllo dei documenti
I rapporti approvati per via elettronica confluiscono direttamente nel registro di emissione di Sistema di emissione dei rapporti di prova accreditati, mentre il controllo di revisione e obsolescenza dei documenti soggetti ad approvazione è affidato a Software di gestione dei documenti ISO 17025. Il contesto e la pratica delle firme elettroniche sono approfonditi in Articolo del blog sulla firma elettronica dei rapporti di prova.
Domande frequenti
Le firme elettroniche possono sostituire firme e timbri cartacei?
La ISO/IEC 17025 richiede autorità e integrità nell'approvazione dei rapporti ma non limita il metodo di firma alla carta. Una firma elettronica che identifichi autore e approvatore e conservi la cronologia delle modifiche può sostituire firme e timbri cartacei.
Perché è importante la separazione tra autore e approvatore?
Se chi ha redatto un rapporto lo approva da sé, non avviene alcun riesame indipendente. NeoLab QMS impone la separazione autore-revisore-approvatore nel flusso di approvazione per bloccare l'autoapprovazione.
Che cos'è una firma attiva?
L'istantanea della firma valida al momento dell'approvazione viene fissata al rapporto. Anche se l'immagine della firma viene poi modificata o eliminata, la firma su un rapporto già emesso è conservata così com'è.
Più persone possono approvare contemporaneamente, o respingere solo una parte?
Sì. L'approvazione parallela supporta più approvatori nella stessa fase, e il respingimento parziale può restituire solo voci specifiche. Provalo con la prova gratuita di 14 giorni.