Sistema de firma y aprobación electrónicas de informes de ensayo
Separación entre autor y aprobador, firmas activas, registros de auditoría, aprobación en paralelo y rechazo parcial: un sistema de aprobación electrónica que protege la integridad de la aprobación de los informes de ensayo como exige ISO/IEC 17025.
Por qué la aprobación de informes debe gestionarse con aprobación electrónica
Un informe de ensayo lo redacta el responsable y lo aprueba el responsable técnico antes de emitirlo. Cuando esa aprobación circula en una carpeta de papel o por correo, cuesta rastrear quién aprobó qué y cuándo, y un autor puede acabar dando por definitivo su propio informe sin que nadie lo advierta. ISO/IEC 17025 exige autoridad e integridad al comunicar los resultados, así que el propio flujo de aprobación debe estar controlado y registrado.
La aprobación electrónica de NeoLab QMS cumple este requisito combinando el diseño de la línea de aprobación, la integridad de la firma y los registros de auditoría.
Funciones clave
1. Separación entre autor y aprobador
Defina las líneas de redacción, revisión y aprobación por tipo de documento e informe, e impida que los autores aprueben sus propios documentos. La revisión independiente queda garantizada por diseño.
2. Instantánea de la firma activa
La imagen de firma válida en el momento de la aprobación queda fijada al informe como instantánea. Aunque el usuario cambie o elimine después su firma, la firma de un informe ya emitido no cambia, lo que conserva de forma permanente el estado del momento de la emisión.
3. Aprobación en paralelo y devolución parcial
Admite la aprobación en paralelo con varios aprobadores en el mismo paso y el rechazo parcial, que devuelve solo determinados elementos sin revertir el conjunto. Refleja el flujo de aprobación real de su organización.
4. Registro de auditoría
Cada acción —envío, aprobación, rechazo, revisión— se registra en el registro de auditoría con quién cambió qué y cuándo. Al editar registros electrónicos se conservan los valores anterior y posterior, lo que cumple ISO/IEC 17025 7.5.2 y 7.11.3.
El flujo de aprobación de un vistazo
| Paso | Acción |
|---|---|
| Borrador | El analista redacta el informe y lo envía con su firma |
| Revisión | El revisor comprueba; la devolución parcial envía de vuelta solo determinados elementos cuando hace falta |
| Aprobado | El responsable técnico aprueba; la instantánea de la firma activa queda bloqueada |
| Emitir | Tras la aprobación, el informe se emite y se anota en el libro de emisiones |
Vinculado con los informes y el control de documentos
Los informes aprobados por aprobación electrónica pasan directamente al registro de emisiones del Sistema de emisión de informes de ensayo acreditados, mientras que el control de revisión y obsolescencia de los documentos sujetos a aprobación lo gestiona Software de gestión documental ISO 17025. Consulte con más detalle el contexto y la práctica de las firmas electrónicas en el Artículo del blog sobre la firma electrónica del informe de ensayo.
Preguntas frecuentes
¿Pueden las firmas electrónicas sustituir a las firmas y sellos en papel?
ISO/IEC 17025 exige autoridad e integridad en la aprobación del informe, pero no limita el método de firma al papel. Una firma electrónica que identifique al autor y al aprobador y conserve el historial de cambios puede sustituir a las firmas y sellos en papel.
¿Por qué es importante separar al autor del aprobador?
Si quien redacta un informe lo aprueba él mismo, no hay revisión independiente. NeoLab QMS exige en la línea de aprobación la separación entre autor, revisor y aprobador para impedir la autoaprobación.
¿Qué es una firma activa?
La instantánea de la firma válida en el momento de la aprobación queda fijada al informe. Aunque después se cambie o se elimine la imagen de la firma, la firma de un informe ya emitido se conserva tal cual.
¿Pueden varias personas aprobar a la vez o rechazar solo una parte?
Sí. La aprobación en paralelo admite varios aprobadores en el mismo paso, y el rechazo parcial puede devolver solo determinados elementos. Compruébelo en la prueba gratuita de 14 días.